Student Records

      Student Records

      • In District 15, all records, except health, reports of individual testing, records of other student services, and suspension, are kept in the student's cumulative folder. Health records are maintained in the Health Services Office. Records of case study evaluation testing and other student services records are kept in the Student Services Department with copies also maintained in the office of the principal. Suspension records are maintained in the Superintendent's Office.

        Authorized District 15 personnel who have access to the student records are: the principal of the school the child attends, teachers working with the student, and instructional or student services personnel or administrators involved in serving the child. The records of students who are enrolled in public or private school programs outside the school district are made available to personnel who work with the students in those programs. The laws also specify certain state and federal officials who may have access to the files if the use of the records is consistent with the fulfillment of their responsibilities.

        Questions about student records should be directed to the principal of the school your child attends or to the Student Services Department at 847-963-3149. All student records may be examined by the child’s parent(s)/guardian(s) who also may obtain copies of the records. A parent/guardian wishing to read the records or obtain copies must make a written Consent for Release of Information request to the District Records Custodian, Mindy McGuffin, Ed.D., 847-963-3149, or the Records Specialist, Sharon Lewis, 847-963-3167.

        Rights Concerning School Student Records

        This notice contains a description of your and your child’s rights concerning school student records.

        A school student record is any writing or other recorded information concerning a student and by which a student may be individually identified that is maintained by a school or at its direction or by a school employee, regardless of how or where the information is stored, except for certain records kept in a staff member’s sole possession; records maintained by law enforcement officers working in the school; video and other electronic recordings that are created in part for law enforcement, security, or safety reasons or purposes; and electronic recordings made on school buses. The District maintains two types of school records for each student: permanent record and temporary record.

        The permanent record includes:

        1. Basic identifying information, including the student’s name and address, birth date and place, gender, and the names and addresses of the student’s parents/guardians.

        2. Evidence required under the Missing Children Records Act. 325 ILCS 50/5(b)(1).

        3. Academic transcripts, including: grades, graduation date, and grade level achieved; the unique student identifier assigned and used by the Ill. State Board of Education Student Information System (SIS); as applicable, designation of an Advanced Placement computer science course as a mathematics-based, quantitative course for purposes of meeting State graduation requirements set forth in 105 ILCS 5/27-22; as applicable, designation of the student’s achievement of the State Seal of Biliteracy, awarded in accordance with 105 ILCS 5/2-159; as applicable, designation of the student’s achievement of the State Commendation Toward Biliteracy; and as applicable, designation of the student’s achievement of the Global Scholar Certification, awarded in accordance with 105 ILCS 5/2-3.169.

        4. Attendance record.

        5. Health record defined by the Ill. State Board of Education (ISBE) as “medical documentation necessary for enrollment and proof of dental examinations, as may be required under Section 27-8.1 of the School Code.”

        6. Record of release of permanent record information that includes each of the following:

          1. The nature and substance of the information released;

          2. The name and signature of the official records custodian releasing such information; 

          3. The name and capacity of the requesting person and the purpose for the request;

          4. The date of release; and

          5. A copy of any consent to a release.

        7. Scores received on all State assessment tests administered at the high school level (that is, grades 9 through 12). 105 ILCS 5/2-3.64a-5.

        If not maintained in the temporary record, the permanent record may include:

        1. Honors and awards received.

        2. Information concerning participation in school-sponsored activities or athletics, or offices held in school-sponsored organizations.

        All information not required to be kept in the student permanent record is kept in the student temporary record and must include:

        1. Record of release of temporary record information that includes the same information as listed above for the record of release of permanent records.

        2. Scores received on the State assessment tests administered in the elementary grade levels (that is, kindergarten through grade 8).

        3. Completed home language survey.

        4. Information regarding serious disciplinary infractions (that is, those involving drugs, weapons, or bodily harm to another) that resulted in expulsion, suspension, or the imposition of punishment or sanction.

        5. Any final finding report received from a Child Protective Service Unit provided to the school under the Abused and Neglected Child Reporting Act; no report other than what is required under Section 8.6 of that Act (325 ILCS 5/8.6) shall be placed in the student record.

        6. Health-related information, defined by the ISBE as “current documentation of a student's health information, not otherwise governed by the Mental Health and Developmental Disabilities Confidentiality Act or other privacy laws, that includes identifying information, health history, results of mandated testing and screenings, medication dispensation records and logs, e.g., glucose readings, long-term medications administered during school hours, documentation regarding a student athlete and his or her parent/guardian's acknowledgement of the District's concussion policy adopted under 105 ILCS 5/22-80 and other health-related information that is relevant to school participation, e.g., nursing services plan, failed screenings, yearly sports physical exams, interim health histories for sports.”

        7. Accident report, defined by the ISBE as “documentation of any reportable student accident that results in an injury to a student, occurring on the way to or from school or on school grounds, at a school athletic event or when a student is participating in a school program or school-sponsored activity or on a school bus and that is severe enough to cause the student not to be in attendance for one-half day or more or requires medical treatment other than first aid. The accident report shall include identifying information, nature of injury, days lost, cause of injury, location of accident, medical treatment given to the student at the time of the accident, or if the school nurse has referred the student for a medical evaluation, regardless of whether the parent or guardian, student (if 18 years or older), or an unaccompanied homeless youth … has followed through on that request.”

        8. Any documentation of a student’s transfer, including records indicating the school or school district to which the student transferred.

        9. Completed course substitution form for any student who, when under the age of 18, is enrolled in vocational and technical course as a substitute for a high school or graduation requirement.

        10. Information contained in related service logs maintained by the District for a student with an individualized education program under 105 ILCS 5/14-8.02f(d), amended by P.A. 101-643, including for speech and language services, occupational therapy services, physical therapy services, school social work services, school counseling services, school psychology services, and school nursing services. 

        The temporary record may include:

        1. Family background information

        2. Intelligence test scores, group and individual

        3. Aptitude test scores

        4. Reports of psychological evaluations, including information on intelligence, personality, and academic information obtained through test administration, observation, or interviews

        5. Elementary and secondary achievement level test results

        6. Participation in extracurricular activities, including any offices held in school-sponsored clubs or organizations

        7. Honors and awards received

        8. Teacher anecdotal records

        9. Other disciplinary information

        10. Special education records

        11. Records associated with plans developed under section 504 of the Rehabilitation Act of 1973

        12. Verified reports or information from non-educational persons, agencies, or organizations of clear relevance to the student’s education

        The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) and the Ill. School Student Records Act (ISSRA) afford parents/guardians and students over 18 years of age (eligible students) certain rights with respect to the student’s school records. They are:

        1. The right to inspect and copy the student’s education records within 10 business days after the date the District receives a request for access.

        The degree of access a student has to his or her records depends on the student’s age. Students less than 18 years of age have the right to inspect and copy only their permanent record. Students 18 years of age or older have access and copy rights to both permanent and temporary records. Parents/guardians or students should submit to the Building Principal (or appropriate school official) a written request that identifies the record(s) they wish to inspect. The Principal will make arrangements for access and notify the parent(s)/guardian(s) or student of the time and place where the records may be inspected. The District shall make the records available to inspect and copy within 10 business days, unless the District extends the response timeline to 15 business days in accordance with ISSRA. The District charges $.35 per page for copying but no one will be denied their right to copies of their records for inability to pay this cost.

        These rights are denied to any person against whom an order of protection has been entered concerning a student. 105 ILCS 5/10-22.3c and 10/5(a); 750 ILCS 60/214(b)(15).

        1. The right to request the amendment of the student’s education records that the parent(s)/ guardian(s) or eligible student believes are inaccurate, irrelevant, or improper.

        Parents/guardians or eligible students may ask the District to amend a record that they believe is inaccurate, irrelevant, or improper. They should write the Building Principal or the Official Records Custodian, clearly identify the record they want changed, and specify the reason.

        If the District decides not to amend the record as requested by the parents/guardians or eligible student, the District will notify the parents/guardians or eligible student of the decision and advise him or her of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent(s)/guardian(s) or eligible student when notified of the right to a hearing.

        1. The right to permit disclosure of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that the FERPA or ISSRA authorizes disclosure without consent.

        Disclosure without consent is permitted to school officials with legitimate educational or administrative interests. A school official is a person employed by the District as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the School Board. A school official may also include a volunteer, contractor, or consultant who, while not employed by the school, performs an institutional service or function for which the school would otherwise use its own employees and who is under the direct control of the school with respect to the use and maintenance of personally identifiable information from education records (such as an attorney, auditor, medical consultant, therapist, or educational technology vendor); or any parents/guardians or student serving on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing his or her tasks. Individual board members do not have a right to see student records merely by virtue of their office unless they have a current demonstrable educational or administrative interest in the student and seeing his or her record(s) would be in furtherance of the interest.

        A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility or contractual obligations with the District.

        Upon request, the District discloses education records without consent to officials of another school district in which a student has enrolled or intends to enroll, as well as to any person as specifically required by State or federal law. Before information is released to these individuals, the parents/guardians will receive prior written notice of the nature and substance of the information, and an opportunity to inspect, copy, and challenge such records.

        When a challenge is made at the time the student’s records are being forwarded to another school to which the student is transferring, there is no right to challenge: (1) academic grades, or (2) references to expulsions or out-of-school suspensions.

        Disclosure is also permitted without consent to: any person for research, statistical reporting or planning, provided that no student or parent(s)/guardian(s) can be identified; to another school district that overlaps attendance boundaries with the District, if the District has entered into an intergovernmental agreement that allows for sharing of student records and information with the other district; any person named in a court order; appropriate persons if the knowledge of such information is necessary to protect the health or safety of the student or other persons; and juvenile authorities when necessary for the discharge of their official duties who request information before adjudication of the student.

        1. The right to a copy of any school student record proposed to be destroyed or deleted.

        The permanent record is maintained for at least 60 years after the student transfers, graduates, or permanently withdraws. The temporary record is maintained for at least five years after the student transfers, graduates, or permanently withdraws. Temporary records that may be of assistance to a student with a disability who graduates or permanently withdraws, may, after five years, be transferred to the parent(s)/guardian(s) or to the student, if the student has succeeded to the rights of the parent(s)/guardian(s). Student temporary records are reviewed every four years or upon a student’s change in attendance centers, whichever occurs first.

        1. The right to prohibit the release of directory information concerning the parent’s/ guardian’s child. 

        Throughout the school year, the District may release directory information regarding its students, limited to:

          • Name

          • Address

          • Grade level

          • Birth date and place

          • Parent(s)’/guardian(s)’ names, addresses, electronic mail addresses, and telephone numbers

          • Photographs, videos, or digital images used for informational or news-related purposes (whether by a media outlet or by the school) of a student participating in school or school-sponsored activities, organizations, and athletics that have appeared in school publications, such as yearbooks, newspapers, or sporting or fine arts programs

          • Academic awards, degrees, and honors

          • Information in relation to school‑sponsored activities, organizations, and athletics

          • Major field of study

          • Period of attendance in school

        Any parent/guardian or eligible student may prohibit the release of any or all of the above information by delivering a written objection to the Building Principal within 30 days of the date of this notice. No directory information will be released within this time period, unless the parent/guardian or eligible student is specifically informed otherwise.

        No photograph highlighting individual faces is allowed for commercial purposes, including solicitation, advertising, promotion or fundraising without the prior, specific, dated and written consent of the parent or student, as applicable; and no image on a school security video recording shall be designated as directory information.

        1. The right to request that military recruiters or institutions of higher learning not be granted access to your secondary school student’s name, address, and telephone numbers without your prior written consent.

        Federal law requires a secondary school to grant military recruiters and institutions of higher learning, upon their request, access to secondary school students’ names, addresses, and telephone numbers, unless the student’s parent/guardian, or a student who is 18 years of age or older, submits a written request that the information not be released without the prior written consent of the parent/guardian or eligible student. If you wish to exercise this option, notify the Building Principal where your student is enrolled for further instructions.

        1. The right contained in this statement: No person may condition the granting or withholding of any right, privilege or benefits or make as a condition of employment, credit, or insurance the securing by any individual of any information from a student’s temporary record which such individual may obtain through the exercise of any right secured under State law.

        2. The right to file a complaint with the U.S. Dept. of Education concerning alleged failures by the District to comply with the requirements of FERPA.

        The name and address of the Office that administers FERPA is:

        U.S. Department of Education
        Student Privacy Policy Office
        400 Maryland Avenue, SW
        Washington DC 20202-8520

      Expedientes de Estudiantes

      • En el Distrito 15, todos los expedientes, excepto los de salud, los informes de pruebas individuales, los expedientes de otros servicios estudiantiles y los de suspensión, se guardan en la carpeta acumulativa del estudiante. Los registros de salud se mantienen en la Oficina de Servicios de Salud. Los registros de las pruebas de evaluación de estudios de caso y otros registros de servicios estudiantiles se mantienen en el Departamento de Servicios Estudiantiles con copias también mantenidas en la oficina del director. Los registros de suspensión se mantienen en la Oficina del Superintendente.

        El personal autorizado del Distrito 15 que tiene acceso a los expedientes de los estudiantes son: el director de la escuela a la que asiste el alumno, los maestros que trabajan con el estudiante y el personal de instrucción o de servicios estudiantiles o administradores involucrados en atender al estudiante. Los expedientes de los alumnos matriculados en programas escolares públicos o privados fuera del distrito escolar se ponen a disposición del personal que trabaja con los alumnos en esos programas. Las leyes también especifican ciertos funcionarios estatales y federales que pueden tener acceso a los expedientes si el uso de los mismos es coherente con el cumplimiento de sus responsabilidades.

        Las preguntas sobre los registros de los estudiantes deben dirigirse al director de la escuela a la que asiste su hijo o al Departamento de Servicios Estudiantiles al 847-963-3149. Todos los registros del estudiante pueden ser examinados por los padres/guardianes del niño, quienes también pueden obtener copias de los registros. Un padre/guardian que desee leer los registros u obtener copias debe hacer una solicitud Consentimiento para Obtener Información por escrito a Custodio de Registros del Distrito, Mindy McGuffin, Ed.D., 847-963-3149, o la Especialista en Registros, Sharon Lewis, 847-963-3167.

        Este aviso contiene una descripción de sus derechos y los de su hijo en relación con los expedientes escolares de los estudiantes.

        Un expediente escolar de un estudiante es cualquier escrito u otra información registrada concerniente a un estudiante y por la cual un estudiante puede ser identificado individualmente que es mantenida por una escuela o bajo su dirección o por un empleado de la escuela, sin importar cómo o dónde se almacena la información, a excepción de ciertos expedientes mantenidos en posesión exclusiva de un miembro del personal; expedientes mantenidos por oficiales de la ley que trabajan en la escuela; grabaciones de video y otras grabaciones electrónicas que son creadas en parte por razones o propósitos de cumplimiento de la ley, seguridad o protección; y grabaciones electrónicas hechas en autobuses escolares. El Distrito mantiene dos tipos de registros escolares para cada estudiante: registro permanente y registro temporal.

        El expediente permanente incluye:

        1. Información básica de identificación, incluidos el nombre y la dirección del estudiante, la fecha y el lugar de nacimiento, el sexo y los nombres y direcciones de los padres/tutores del estudiante.

        2. Pruebas exigidas por la Ley de Registros de Menores Desaparecidos. 325 ILCS 50/5(b)(1).

        3. Transcripciones académicas, incluyendo: calificaciones, fecha de graduación y nivel de grado alcanzado; el identificador único de estudiante asignado y utilizado por el Ill. State Board of Education Student Information System (SIS); según corresponda, la designación de un curso de informática de Colocación Avanzada como un curso cuantitativo basado en matemáticas a los efectos de cumplir con los requisitos de graduación del Estado establecidos en 105 ILCS 5/27-22; según corresponda, designación del logro del estudiante del Sello Estatal de Alfabetización Bilingüe, otorgado de acuerdo con 105 ILCS 5/2-159; según corresponda, designación del logro del estudiante del Reconocimiento Estatal hacia la Alfabetización Bilingüe; y según corresponda, designación del logro del estudiante de la Certificación Global Scholar, otorgada de acuerdo con 105 ILCS 5/2-3. 169.

        4. Registro de asistencia.

        5. Registro de salud definido por la Junta de Educación del Estado de Ill. (ISBE) como "documentación médica necesaria para la inscripción y prueba de exámenes dentales, como puede ser requerido bajo la Sección 27-8.1 del Código Escolar".

        6. Registro de divulgación de información del registro permanente que incluya cada uno de los siguientes datos

          1. La naturaleza y el contenido de la información divulgada;

          2. El nombre y la firma del custodio de los registros oficiales que divulga dicha información; 

          3. El nombre y cargo de la persona solicitante y el motivo de la solicitud;

          4. La fecha de la divulgación; y

          5. Una copia de cualquier consentimiento de divulgación.

        7. Calificaciones recibidas en todas las pruebas de evaluación del Estado administradas a nivel de escuela secundaria (es decir, grados 9 a 12). 105 ILCS 5/2-3.64a-5.

        Si no se mantiene en el expediente temporal, el expediente permanente puede incluir:

        1. Honores y premios recibidos.

        2. Información relativa a la participación en actividades patrocinadas por la escuela o atletismo, o cargos ocupados en organizaciones patrocinadas por la escuela.

        Toda la información que no deba mantenerse en el registro permanente del estudiante se mantiene en el registro temporal del estudiante y debe incluir:

        1. Registro de divulgación de información de expedientes temporales que incluya la misma información indicada anteriormente para el registro de divulgación de expedientes permanentes.

        2. Puntuaciones obtenidas en las pruebas de evaluación estatales administradas en los niveles de grado elemental (es decir, desde el kindergarten hasta el octavo grado).

        3. Encuesta completada sobre el idioma del hogar.

        4. Información relativa a infracciones disciplinarias graves (es decir, las relacionadas con drogas, armas o lesiones corporales a terceros) que hayan dado lugar a la expulsión, suspensión o imposición de un castigo o sanción.

        5. Cualquier informe de hallazgo final recibido de una Unidad de Servicio de Protección de Menores proporcionado a la escuela bajo la Ley de Informes de Niños Abusados y Descuidados; ningún informe que no sea el requerido bajo la Sección 8.6 de dicha Ley (325 ILCS 5/8.6) se incluirá en el expediente del estudiante.

        6. Información relacionada con la salud, definida por la ISBE como "documentación actual de la información de salud de un estudiante, no regida de otro modo por la Ley de Confidencialidad de la Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo u otras leyes de privacidad, que incluye información de identificación, historial de salud, resultados de pruebas y exámenes obligatorios, registros de dispensación de medicamentos y registros, por ejemplo, lecturas de glucosa, medicamentos a largo plazo administrados durante el horario escolar, documentación relativa a un estudiante atleta y el reconocimiento por parte de su padre/madre/tutor de la política del Distrito sobre conmociones cerebrales adoptada en virtud de 105 ILCS 5/22-80 y otra información relacionada con la salud que sea relevante para la participación escolar, por ejemplo, plan de servicios de enfermería, revisiones fallidas, exámenes físicos deportivos anuales, historiales médicos provisionales para deportes."

        7. Informe de accidente, definido por la ISBE como "documentación de cualquier accidente estudiantil notificable que resulte en una lesión a un estudiante, que ocurra en el camino hacia o desde la escuela o en los terrenos de la escuela, en un evento atlético escolar o cuando un estudiante está participando en un programa escolar o actividad patrocinada por la escuela o en un autobús escolar y que sea lo suficientemente grave como para causar que el estudiante no asista durante medio día o más o que requiera tratamiento médico que no sea de primeros auxilios. El informe del accidente incluirá información de identificación, naturaleza de la lesión, días perdidos, causa de la lesión, lugar del accidente, tratamiento médico dado al estudiante en el momento del accidente, o si la enfermera de la escuela ha remitido al estudiante para una evaluación médica, independientemente de si el padre o tutor, estudiante (si tiene 18 años o más), o un joven sin hogar no acompañado ... ha seguido a través de esa solicitud ".

        8. Cualquier documentación de la transferencia de un estudiante, incluyendo registros que indiquen la escuela o el distrito escolar al que se transfirió el estudiante.

        9. Formulario de sustitución de curso completado para cualquier estudiante que, siendo menor de 18 años, esté inscrito en un curso vocacional y técnico como sustituto de un requisito de la escuela secundaria o de graduación.

        10. Información contenida en los registros de servicios relacionados mantenidos por el Distrito para un estudiante con un programa de educación individualizado bajo 105 ILCS 5/14-8.02f(d), enmendado por P.A. 101-643, incluyendo para servicios de habla y lenguaje, servicios de terapia ocupacional, servicios de terapia física, servicios de trabajo social escolar, servicios de consejería escolar, servicios de psicología escolar y servicios de enfermería escolar.

        El expediente temporal puede incluir:

          1. Antecedentes familiares

          2. Resultados de pruebas de inteligencia, grupales e individuales

          3. Resultados de pruebas de aptitud

          4. Informes de evaluaciones psicológicas, incluida información sobre inteligencia, personalidad e información académica obtenida mediante la administración de pruebas, observación o entrevistas

          5. Resultados de pruebas de nivel elemental y secundario

          6. Participación en actividades extraescolares, incluidos los cargos ocupados en clubes u organizaciones patrocinados por la escuela

          7. Honores y premios recibidos

          8. Registros anecdóticos de los profesores

          9. Otra información disciplinaria

          10. Expedientes de educación especial

          11. Registros relacionados con los planes elaborados en virtud de la sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973

          12. Informes verificados o información de personas, agencias u organizaciones no educativas de clara relevancia para la educación del estudiante.

        La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) y la Ley de Registros de Estudiantes de Illinois (ISSRA) otorgan a los padres/tutores y a los estudiantes mayores de 18 años (estudiantes elegibles) ciertos derechos con respecto a los registros escolares del estudiante. Estos derechos son

        1. El derecho a inspeccionar y copiar los registros educativos del estudiante dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que el Distrito reciba una solicitud de acceso.

        El grado de acceso de un estudiante a su expediente depende de su edad. Los estudiantes menores de 18 años sólo tienen derecho a consultar y copiar su expediente permanente. Los estudiantes de 18 años o más tienen derecho de acceso y copia tanto a los expedientes permanentes como a los temporales. Los padres/guaridanes o los estudiantes deben presentar al Director del Edificio (o al funcionario escolar apropiado) una solicitud por escrito que identifique el expediente(s) que desean inspeccionar. El Director hará los arreglos para el acceso y notificará al padre(s)/guardián(es) o estudiante de la hora y el lugar donde los registros pueden ser inspeccionados. El Distrito pondrá a disposición los expedientes para su inspección y copia en un plazo de 10 días hábiles, a menos que el Distrito extienda el plazo de respuesta a 15 días hábiles de conformidad con la ISSRA. El Distrito cobra $.35 por página por las copias, pero a nadie se le negará el derecho a copias de sus registros por no poder pagar este costo.

        Estos derechos son negados a cualquier persona contra quien una orden de protección ha sido registrada concerniente a un estudiante. 105 ILCS 5/10-22.3c y 10/5(a); 750 ILCS 60/214(b)(15).

        1. El derecho a solicitar la enmienda de los registros educativos del estudiante que los padres/tutores o el estudiante elegible crean que son inexactos, irrelevantes o impropios.

        Los padres/guardianes o estudiantes elegibles pueden pedir que el Distrito enmiende un expediente que ellos creen es inexacto, irrelevante, o impropio. Deben escribir al Director del Edificio o al Custodio de Registros Oficiales, identificar claramente el registro que desean modificar y especificar el motivo.

        Si el Distrito decide no enmendar el registro según lo solicitado por los padres/tutores o el estudiante elegible, el Distrito notificará a los padres/guardianes o al estudiante elegible de la decisión y le informará de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia a los padres/guardianes o al estudiante elegible cuando se les notifique el derecho a una audiencia.

        1. El derecho a permitir la divulgación de la información de identificación personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, excepto en la medida en que la FERPA o la ISSRA autoricen la divulgación sin consentimiento.

        Un funcionario escolar es una persona empleada por el Distrito como administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal de salud o médico y el personal de la unidad de aplicación de la ley); una persona que sirve en la Junta Escolar. Un funcionario de la escuela también puede incluir un voluntario, contratista o consultor que, aunque no es empleado de la escuela, realiza un servicio institucional o función para la que la escuela de otro modo utilizaría sus propios empleados y que está bajo el control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de la información de identificación personal de los registros educativos (como un abogado, auditor, consultor médico, terapeuta o proveedor de tecnología educativa); o cualquier padre/guardián o estudiante que sirve en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o ayudar a otro funcionario de la escuela en el desempeño de sus tareas. Los miembros individuales del consejo no tienen derecho a ver los expedientes de los estudiantes simplemente en virtud de su cargo, a menos que tengan un interés educativo o administrativo actual demostrable en el estudiante y ver su(s) expediente(s) sea para promover dicho interés.

        Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con su responsabilidad profesional u obligaciones contractuales con el Distrito.

        Previa solicitud, el Distrito divulga expedientes educativos sin consentimiento a funcionarios de otro distrito escolar en el que un estudiante se haya inscrito o tenga la intención de inscribirse, así como a cualquier persona según lo exija específicamente la ley estatal o federal. Antes de que la información se divulgue a estas personas, los padres/tutores recibirán un aviso previo por escrito de la naturaleza y el contenido de la información, y la oportunidad de inspeccionar, copiar y cuestionar dichos registros.

        Cuando se presenta una impugnación en el momento en que los expedientes del alumno se remiten a otra escuela a la que se va a trasladar el alumno, no hay derecho a impugnar: (1) las calificaciones académicas, ni (2) las referencias a expulsiones o suspensiones fuera de la escuela.

        También se permite la divulgación sin consentimiento a: cualquier persona con fines de investigación, elaboración de informes estadísticos o planificación, siempre que no se pueda identificar a ningún alumno ni a sus padres o tutores; a otro distrito escolar que coincida con el Distrito en los límites de asistencia, si el Distrito ha suscrito un acuerdo intergubernamental que permita compartir los expedientes y la información de los alumnos con el otro distrito; a cualquier persona nombrada en una orden judicial; a las personas apropiadas si el conocimiento de dicha información es necesario para proteger la salud o la seguridad del alumno o de otras personas; y a las autoridades de menores cuando sea necesario para el cumplimiento de sus funciones oficiales que soliciten información antes de la adjudicación del estudiante.

        1.  El derecho a una copia de cualquier expediente escolar del estudiante que se proponga destruir o eliminar.

        El expediente permanente se conserva durante al menos 60 años después de que el estudiante se traslade, se gradúe o se dé de baja de forma permanente. El expediente temporal se conserva durante al menos cinco años después de que el estudiante se traslade, se gradúe o se dé de baja definitivamente. Los expedientes temporales que puedan ser de ayuda a un estudiante discapacitado que se gradúe o se dé de baja de forma permanente podrán, una vez transcurridos cinco años, transferirse a los padres/tutores o al estudiante, si éste ha sucedido en los derechos de los padres/tutores. Los expedientes temporales de los alumnos se revisan cada cuatro años o al cambiar el estudiante de centro de asistencia, lo que ocurra primero.

        1. El derecho a prohibir la divulgación de información del directorio relativa al hijo del padre/guardián. 

        A lo largo del año escolar, el Distrito puede divulgar información de directorio con respecto a sus estudiantes, limitada a:

          • Nombre

          • Dirección

          • Grado escolar

          • Fecha y lugar de nacimiento

          • Nombres, direcciones, direcciones de correo electrónico y números de teléfono de los padres o guardianes.

          • Fotografías, vídeos o imágenes digitales utilizadas con fines informativos o noticiosos (ya sea por un medio de comunicación o por la escuela) de un estudiante que participe en actividades escolares o patrocinadas por la escuela, organizaciones y atletismo que hayan aparecido en publicaciones escolares, tales como anuarios, periódicos o programas deportivos o de bellas artes.

          • Premios académicos, títulos y honores

          • Información relacionada con actividades, organizaciones y deportes patrocinados por la escuela

          • Campo principal de estudio

          • Período de asistencia a la escuela

        Cualquier padre/guardián o estudiante elegible puede prohibir la divulgación de cualquiera o toda la información anterior entregando una objeción por escrito al Director del Edificio dentro de 30 días de la fecha de este aviso. No se divulgará ninguna información del directorio dentro de este período de tiempo, a menos que el padre/guardián o estudiante elegible sea informado específicamente de lo contrario.

        No se permite ninguna fotografía que resalte rostros individuales para fines comerciales, incluyendo solicitud, publicidad, promoción o recaudación de fondos sin el consentimiento previo, específico, fechado y por escrito del padre o estudiante, según corresponda; y ninguna imagen en una grabación de video de seguridad escolar será designada como información del directorio

        1. El derecho a solicitar que los reclutadores militares o instituciones de enseñanza superior no tengan acceso al nombre, dirección y números de teléfono de su estudiante de secundaria sin su consentimiento previo por escrito.

        La ley federal requiere que una escuela secundaria conceda a los reclutadores militares y a las instituciones de enseñanza superior, a petición de éstos, acceso a los nombres, direcciones y números de teléfono de los estudiantes de secundaria, a menos que el padre/tutor del estudiante, o un estudiante que tenga 18 años de edad o más, presente una solicitud por escrito para que no se divulgue la información sin el consentimiento previo por escrito del padre/tutor o del estudiante elegible. Si desea ejercer esta opción, notifíquelo al director del edificio en el que está matriculado su estudiante para obtener más instrucciones.

        1. El derecho contenido en esta declaración: Ninguna persona puede condicionar el otorgamiento o la retención de ningún derecho, privilegio o beneficio ni poner como condición de empleo, crédito o seguro la obtención por parte de ningún individuo de ninguna información del expediente temporal de un estudiante que dicho individuo pueda obtener mediante el ejercicio de cualquier derecho garantizado por la ley estatal.

        2. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE.UU. en relación con presuntos incumplimientos por parte del Distrito de los requisitos de la FERPA.

        El nombre y la dirección de la Oficina que administra FERPA es:

        Departamento de Educación de EE.UU.
        Oficina de Política de Privacidad del Estudiante
        400 Maryland Avenue, SW
        Washington DC 20202-8520